Regresando a la oficina con Zoom

Actualmente estamos regresando a la oficina y con Zoom lo haremos de una forma más segura e incrementando nuestra productividad.

Independientemente de si vais a volver totalmente a la oficina, de si vais a teletrabajar todo el tiempo o de si piensas darle a tu equipo flexibilidad para elegir entre ambas opciones, Zoom es la forma más segura de manteneros conectados.

Después de un año de cambios radicales, parece que la normalidad comienza a volver a nuestras vidas. Ahora es el momento de tomar decisiones acerca de cómo será esta nueva etapa de trabajo para tus equipos y tu empresa.

¿Volveréis a trabajar en la oficina todo el tiempo? ¿Piensas dejar la oficina física y apostar por el teletrabajo en exclusiva? ¿O vas a crear un modelo híbrido y ofrecer a tus empleados la oportunidad de elegir entre trabajar en la oficina o trabajar de forma remota?

Centrada en la tecnología del vídeo, la plataforma de comunicaciones unificadas de Zoom ofrece las funcionalidades y prestaciones que tus empleados necesitan para trabajar de forma productiva, conectada y segura, independientemente del modelo de trabajo que elijas. En este documento abordamos tres escenarios diferentes de lo que podría ser tu nueva etapa de trabajo, así como las herramientas y funcionalidades de Zoom que podrían ayudarte en cada uno de ellos.

El modelo de trabajo que elijas para esta nueva fase dependerá de una serie de factores específicos de tu negocio, tu estrategia y tu equipo humano. Esperamos que este documento te ayude a arrojar algo de luz sobre las opciones que tienes y te haga pensar en todo lo que es posible hacer, especialmente con Zoom.

Primer escenario, la vuelta a la oficina con Zoom

Planifica la vuelta al centro de trabajo físico pensando en la salud y la seguridad de tu equipo.

El año pasado por estas fechas todos nos preguntábamos lo mismo: «¿Cuándo podremos volver a la normalidad?». Sin embargo, en los últimos meses y semanas, muchos negocios se están dando cuenta de que probablemente esa sensación de «normalidad» nunca vuelva a ser la misma.

Incluso las empresas que están empezando a volver a las oficinas que abandonaron el año pasado se están enfrentando a nuevos retos que no habían esperado. Aunque los empleados están deseosos de volver a la oficina, también les inquieta su salud y su seguridad.

Un estudio realizado por Envoy en el que se encuestó a 1000 empleados estadounidenses a jornada completa y jornada parcial, reveló que al 73 % de los encuestados le preocupaba el regreso a la oficina. Las empresas se están tomando en serio estas inquietudes, y con razón, ya que el estudio también indicaba que más de la mitad de las personas consideraría dejar su trabajo si su jefe no priorizara su seguridad.

En definitiva, para que los trabajadores den lo mejor de sí mismos, ahora es necesario esforzarse más por garantizar la salud y la seguridad de todos los que están en la oficina.

Para los encuestados, las tres principales preocupaciones acerca de trabajar en una oficina física eran que la gente fuera a trabajar enferma, la masificación del espacio de trabajo y que la ventilación no fuera adecuada.

Si bien tradicionalmente Zoom se había centrado en la colaboración virtual, ahora estamos ampliando rápidamente nuestra cartera de productos para ayudar a negocios como el tuyo a abordar estos retos y poder realizar de forma segura la vuelta al trabajo.

Principales inquietudes sobre el centro de trabajo físico

Lista de verificación de vuelta a la oficina

Garantizar la salud y la seguridad de tus empleados durante el tiempo que están en la oficina es ahora más importante que nunca, por eso necesitas contar con herramientas adecuadas que te ayuden a gestionar los recursos y a minimizar el contacto en la medida de lo posible.

Zoom te lo pone fácil con su plataforma de videocomunicaciones unificadas. Además de las prestaciones que ya conoces y utilizas desde hace años, Zoom presenta nuevas e interesantes funcionalidades para ayudar a tu equipo a volver a la oficina de forma rápida y segura.

Recepcionista virtual

Da la bienvenida a tus visitas de forma segura y permite que el personal que atiende al público trabaje desde cualquier sitio con el servicio de recepcionista virtual de Zoom.

Puedes activar la conexión con tu recepcionista de tres formas:

• Pulsando un botón
• Con un comando de voz
• Usando la API Zoom Rooms para iniciar automáticamente el vídeo cuando se detecte una visita

Una vez hecha la conexión, tu recepcionista podrá saludar y atender a las personas que han llegado a la oficina desde cualquier lugar, consiguiendo causar en los visitantes una primera impresión fantástica de una forma segura.

Cartelería digital y espacios de trabajo compartidos

Con cada vez más empleados queriendo dividir la semana laboral entre casa y la oficina, usar las pantallas de programación de Zoom Rooms para gestionar los espacios de trabajo compartidos puede proporcionar una visión clara de los recursos disponibles y ayudar a los empleados a reservar sus espacios de trabajo por adelantado.

También puede ser muy útil la cartelería digital para mostrar los recursos disponibles (p. ej., SpaceIQ) u otras informaciones, como el horario de limpieza de los espacios de trabajo compartidos.

Comandos de voz para Zoom Rooms

Gracias a los comandos de voz integrados directamente en los controladores de Zoom Rooms para iOS, puedes iniciar una reunión en el sistema de la sala usando únicamente comandos de voz.

Al entrar en una sala de reuniones, los asistentes pueden iniciar una reunión simplemente diciendo: «Hola Zoom, iniciar reunión». De esta forma, se elimina la necesidad de tener que tocar con las manos los controladores de Zoom Rooms compartidos.

Alexa for Business también estará disponible este año en los dispositivos Zoom Rooms para ofrecer otras funcionalidades del tipo «Alexa, búscame una sala de reuniones libre».

Conclusiones de Regresando a la oficina con Zoom

Son 3 aspectos que hay que considerar si adoptamos el escenario de regresar a la oficina, hay que cuidar los aspectos de salud y seguridad adoptando soluciones como la opción de recepcionista virtual, contar con una plataforma para ofrecer asistencia en caso de emergencias y mantener a los empleados y visitantes informados indicándoles que se encuentran en un lugar seguro.

También será importante gestionar correctamente las entradas y salidas a la oficina, contar con espacios compartidos y que ofrezcan información actualizada sobre su entorno, además de facilitar la posibilidad de programar reuniones sin necesidad de hacer ningún tipo de contacto físico a través del control de dispositivos por voz.